Alexander Selheim er daglig leder i Møtebooking Norge AS som er et selskap som har spesialisert seg innenfor møtebooking. De behjelper bedrifter som enten ønsker økt profilering og mer aktivitet hos sine selgere gjennom booking av kvalitet sikrede salgsmøter for deres kunder. De er også en tilbyder av leadsgenerering samt spesialtilpassede kurs av selgere til bedrifter som foretrekker å utøve møtebookingen internt.

Denne artikkelen inkluderer:

  1. To faktorer for vellykket møtebooking
  2. Hvordan (ikke) drepe motivasjonen til en møtebooker
  3. Myten om korte samtaler
  4. Den ekstra lille gnisten

 

To faktorer for vellykket møtebooking

Jeg har booket møter – nær sagt hver eneste arbeidsdag – de siste åtte årene.

Det har resultert i ganske mange tusen timer i telefonen, det har også resultert i flere tusen møter, og møtene er fordelt over flere titalls oppdragsgivere. Jeg har representert selskaper som selger kopimaskiner. Telefoniløsninger. Økonomisystemer. Bedrifter som jobber med rekruttering, andre som selger massasjestoler. Og da nevner jeg ikke 15% av alle bransjene jeg har representert. Jeg jobber i et møtebookingsfirma, og noe av det mest spennende med det er at man får oppleve og representere selskaper innenfor et bredt spekter av tjenesteområder.

Skal man bedrive møtebooking på et optimalt nivå, så er det mange faktorer som er viktige.  Det er umulig å dekke alle disse i løpet av en artikkel, men i denne artikkelen har jeg valgt å fokusere på to viktige faktorer – det ene er det skrevet mye om (prospektering) – det andre ikke like mye (optimalisering av inngangen til et møte). Det som disse to faktorene har til felles – sånn bortsett fra at begge faktorer er viktige når det kommer til møtebooking i sin helhet – er at hvis man utøver prospekteringen på en god måte, så vil dette skape et godt fundament før man starter selve møtebookingen, mens en god inngang til et møte vil gi et godt fundament for selger når møtet finner sted.

Hvordan (ikke) drepe motivasjonen til en møtebooker

Hvor mange ganger har jeg ikke opplevd å bli servert ringelister som rett og slett ikke er i nærheten av å samsvare med ønsket resultat? Man ønsker ikke en ringeliste med utelukkende kontorer hvis man representerer et selskap som selger elektroniske kjørebøker. Leverer man tunge IT-systemer kan det være fornuftig å luke vekk små bygge- og elektrofirmaer, for å nevne to reelle eksempler.

Man har i dag tilgang til leverandører som leverer uttrekk av ringelister på en måte som gjør at det nesten ikke finnes begrensninger til hvordan man kan segmentere en ringeliste. Mulighetene er nærmest uendelige.

Det første man bør gjøre når man starter et møtebookingsprosjekt er at man avdekker målsetninger, hva slags marked man ønsker å angripe, hvordan man skal definere og segmentere ønsket gruppe i forhold til bransjer og antall ansatte. Dette trenger ikke å ta veldig lang tid, men hvis målsetningen er at man skal bedrive effektiv og seriøs møtebooking, så er det et punkt som ikke kan undervurderes.

Mitt inntrykk er for øvrig at det ofte er organisasjoner som ikke har intern kompetanse når det kommer til møtebooking – eller særlig erfaring – som undervurderer dette. Man ansetter gjerne en student på deltid (og provisjon) som blir sittende og ringe på dårlige lister, og det er ikke ofte det blir solskinnshistorier ut av dette. En slik løsning kan fungere OK hvis man studenten får god opplæring samt jobber på gode ringelister, men man trenger begge deler.

Det finnes ikke noe som er mer demotiverende for en møtebooker enn å ringe på en ringeliste hvor man må lete lenge og langt etter å finne kunder som i det hele tatt kan være potensielle.

Det kan være utfordrende nok i seg selv å få aksept for et møte – gjør fundamentet så godt som mulig.

Det er for øvrig kanskje enda mer krevende for en rutinert møtebooker å ringe på dårlige ringelister – vedkommende vil registrere dette kjapt. Intensjonen er at en møtebooker skal være offensiv og pågående, sulten – alle viktige faktorer – selv en god møtebooker kan fort bli passiv, defensiv og nølende ved å jobbe med dårlig segmenterte ringelister. Ikke synonymt med gode resultater!

Effektiv møtebooking (og salg for øvrig) er i stor grad motivasjon, så igjen – skap et fundament som gjør at motivasjonen ikke avhenger av dårlige ringelister.

Myten om korte samtaler

Det er mange som mener mye og mangt om møtebooking – det er mange som har skrevet artikler om hvordan man skal bli flinkere til å utøve møtebooking. Som regel finner man mye fornuftig i disse artiklene, men det er en sak jeg har merket meg at det står lite om – nemlig hvordan optimalisere inngangen til et møte.

Et møte er ikke bare et møte. Man kan ha en god inngang til et møte, og man kan ha et svakere inngang til et møte. La oss kalle det et fundament. Et møte er isolert sett et møte, men sannsynligheten for at et møte blir en suksess (salg) vil kunne avhenge av hvor godt fundament man har skapt før møtet finner sted.

Et selskap som leverer møtebookingstjenester til salgsbedrifter (som Møtebooking Norge AS) har en direkte gevinst i av at et møte blir booket, men intensjonen er naturligvis at man klarer å skape langsiktige samarbeidsforhold, og da er man avhengig av at oppdragsgiver selger på møtene som blir booket. Av den grunn har vi også brukt tid og utforsket mulighetene for å øke tilsalgsraten til selgerne som går i møtene vi booker.

De fleste som utøver møtebooking på regelmessig basis, vil si at noe av det viktigste man kan gjøre i en møtebookingssamtale, er å holde samtalen kort og konsis. Og etter at man har fått aksept og avtalt et tidspunkt – få avsluttet samtalen. Dette er en gjenganger.

Jeg har aldri klart å se fornuften bak dette, fordi hvis man først har fått aksept for et møte og avtalt et tidspunkt – hva er man redd for? At kunden skal ombestemme seg? Hvorfor skal kunden ombestemme seg når vedkommende allerede har takket ja til et møte?

Jeg har ikke opplevd at en kunde har ombestemt seg etter aksept for et tidspunkt på mange år. Og de tilfellene jeg har opplevd (og hørt andre hvor dette har skjedd) at kunden ombestemmer seg, er det som regel fornuft bak det. Som at de for eksempel sitter på avtaler som gjør at det ikke er nødvendig med et møte på nåværende tidspunkt. Eller at det var en misforståelse tidligere i samtalen (noe som kan skje i en telefonsamtale).

Og hvis kunden sitter på avtaler som gjør at det ikke er forenlig med et møte med ditt firma på nåværende tidspunkt – eller annet som avdekker at det ikke er aktuelt med et møte – er ikke det bare bra? Selvsagt avhengig av målsetning for møtebookingen – noen ønsker å markedsføre sine produkter/tjenester for flest mulig selskaper, men de fleste vil svare at man ikke ønsker å bruke tid på møter som ikke vil føre til noe i uoverskuelig fremtid. Og uansett mål – man ønsker å snakke med potensielle kunder som er lydhøre.

Selvfølgelig må man tilpasse seg den man snakker med, og hvis man får inntrykk av at kunden man snakker med ønsker å legge på – etter å ha avtalt et møte – så gjør man det.

Men har man mulighet til å gå dypere i materien og for eksempel få avdekket viktige momenter når det kommer til nåværende situasjon/avtale hos kunden man prater med, forventninger til møtet, og en agenda fra selgers hold, samtidig som man fortsetter den gode dialogen som er skapt tidlig i samtalen, så vil dette gjøre inngangen til et møte enda bedre.

Erfaringsmessig vil dette føre til at kunden er mer «klar» til møtet i den forstand at vedkommende setter av tid, sannsynligheten for at et møte blir flyttet eller kansellert reduseres. Kunden har en god opplevelse fra møtebookingssamtalen, og forventningene til kunden er at vedkommende vil møte en hyggelig selger som allerede har vist interesse overfor behovene til kunden. Et godt utgangspunkt.

Ikke minst vil selger kunne få svar på spørsmål som er relevant i forhold til innsalgsprosessen, og har mulighet til å kunne forberede seg til møtet på en bedre måte. Spørsmål – på rett måte og rett tidspunkt – er alltid bra. Også i møtebooking.

Når man først mestrer møtebooking, når man forstår seg på dynamikken i telefonsamtalen (mengdetrening er nøkkelordet her), så bør man også ha fokus på å forsterke/forbedre dialogen med kunden under møtebookingsamtalen.

Den ekstra lille gnisten

Min personlige målsetning (når jeg booker møter) er at jeg skal sitte igjen med en følelse av at kunden er klar for dette møtet når samtalen er avsluttet – at jeg har klart å få frem verdien av et møte for kunden, og at jeg kan være trygg på at han både er klar og motivert til det møtet som skal finne sted. Motivasjon er nøkkelordet. Man må få kunden motivert til det som skal finne sted. Jeg vil ikke bare ha han «med», jeg vil ikke bare at han skal si «ja» på samme måte som kunden har gjort til hundre andre selgere, men jeg vil skape den ekstra lille gnisten som gjør at han er mer klar, mer motivert til det som skal skje – og under møtet er mer «til stede» enn på et gjennomsnittlig møte. Og hvis denne gnisten skapes, hvis målsetningen innfris, da vil også sannsynligheten for et salg øke.

For at man skal kunne skape denne gnisten, så er det mye man kan gjøre. Noen ganger det – noen ganger noe annet. Det har selvsagt mye med den aktuelle bedriftslederen man snakker med – folk er forskjellige. Og det er ikke alltid det er rom for å gå den «ekstra milen».  Men har man mulighet til å snakke med kunden i etterkant av at tid og sted er avtalt (det er mulig i majoriteten av tilfellene) – og man er usikker på at kunden er 100% motivert til møtet (eller at alt er avklart) – ikke vær redd for å gi videre.

Eksempelvis spør kunden om nåværende situasjon. Er det noe spesielt kunden ønsker at vi skal vise/fokusere på under møtet? Har det blitt diskutert internt rundt noen endringer, ligger det noen håndfaste planer? Hva er det viktigste for deg/dere når det kommer til (SETT INN)?

Eller andre relevante spørsmål. Når dette er gjort, er det bare å takke for tiden og en hyggelig samtale, og fortelle at man ser frem til et hyggelig møte.